Pers Rilis

Bagaimana Cara Menulis Pers Rilis

"Ketika seekor anjing menggigit seorang laki-laki, itu bukan berita. Namun ketika seorang laki-laki menggigit seekor anjing, itulah berita.”

 (Charles Anderson Dana di New York Sun, 1882).

Kapan Menggunakan Pers Rilis

            Pers rilis harus dikirim atau dibuat ketika Anda memiliki berita untuk diungkapkan. Jika Anda tidak memilikinya jangan melakukan usaha yang sia-sia karena itu tidak akan efektif. Tentu saja, itu akan berahir di tempat sampah, membuang waktu dan uang.

           Pers rilis cocok digunakan saat peluncuran produk baru, pemindahan dan perluasan perusahaan, menyangkal rumor, mengumumkan kesuksesan bisnis dan acaara baru, menjelaskan beberapa produk baru, dll.

MENARIK PERHATIAN

            Banyak tulisan yang membuat pembaca terkejut di bagian ahir. Jangan membuat demikian pada pers rilis karean itu bertentangan dengan fungsi pers rilis untuk menjelaskan informasi dengan singkat, padat, dan jelas.

Menulis sebuah Headline atau Kepala Berita

            Setiap pers rilis harus dimulai dengan sebuah headline. Jika Anda dapat menulis sesuatu yang jenaka dan membuat wartawan tersenyum, itu akan meningkatkan peluang pers rilis Anda dibaca. Tapi jangan terlalu berharap bahwa headline Anda akan digunakan wartawan untuk menulis berita mereka.

Editor media berhak menulis dengan cara mereka sendiri. Meski demikian, jika Anda tidak dapat memikirka tentang sesuatu yang menarik, jangan khawatir, sangat sedikit wartawan atau editor yang menolak sebuah berita bagus hanya karena memiliki headline pers rilis yang jelek.

Lucu atau tidak, headline harus dapat menjelaskan inti cerita, mudah di pahami, dan tidak banyak jargon atau kiasan. Hati-hati saat memilih suatu gaya tulisan headline. Jangan membuat headline yang biasa digunakan olh tabloid dan mengirimkannya pada semua media.

Menulis Paragraf Pertama

            Lebih penting daripada sebuah headline ialah paragraph pembuka padda pers rilis Anda. Paragraf pembuka itu harus dibuat semirip mungkin degan paragraf pembuka pada sebuah berita surat kabar. Ini berarti, harus menyediakan semua informasi dasar dalam cerita dengan segera.

            Itu harus mengatakan:

            APA  cerita itu?

            SIAPA yang terlibat dalam cerita itu?

            KAPAN cerita itu dibuat atau terjadi?

            MENGAPA itu terjadi?

            BAGAIMANA itu terjadi

            DI MANA itu terjadi?

Contoh:

            Di setiap kota (di mana) Grosvenor Hall (siapa) akan ditutup (apa) pada Jumat, 13 Maret 200x (kapan), hingga 5.000 pond dapat ditemukan untuk membuatnya terbuka (mengapa).

            Paragraf pembuka itu menciptakan sebuah pertanyaan yang dramatis (bahwa Grosvenor Hall akan ditutup). Ini menimbulkan efek kejutan bagi siapa saja yang tidak tahu permasalahan yang terjadi. Pembaca pers rilis itu akan penasaran untuk membaca lebih lanjut permasalahan yang terjadi. Tentu saja keterangan tentang informasi selanjutnya ada pada bagian tubuh pers rilis.

            Contoh di atas merupakan standar paragraf pembuka dalam pers rilis. Anda juga dapat mengembangkan bentuk lain.

            - Pembuka kutipan

            “ pada tahun 2001, 10 juta orang akan bekerja di rumah,” pakar perkiraan bekerja di rumah Ian Phillipson.

            - Pembuka Pertanyaan.

            Akankan Inggris akamn menjadi sebuah negara bagi pekerja dari rumah pada 2001? Salah seorang pakar dari Inggris mengklaim hal itu.

            - Pembuka Humor

            siapakah yang tidak ingin pergi bekerja dengan dapat tetap tinggal di tempat tidur dan akankah jumlah mereka mencapai 10 juta pada 2001? Pekerja dari Inggrislah itu!

Pembuka humor ini merupakan awal yang berbahaya karena jika jika wartawan yang membacanya tidak suka dengan selera humor anda, mereka mungkin akan mencampakkan pers rilis itu. Tapi sebaliknya jika wartawan bisa memperolleh kesan yang mendalam dengan membaca pembuka humor tersebut..

MENULISKAN BADAN PERS RILIS

Berdasarkan Fakta.

            Paragraf selanjutnya dari pers rilis harus memberikan informasi penjelas dan memberi rincian tentang apa yang telah anda katakan pada paragraf pembuka, badan pers rilis harus ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Pers rilis bukanlah tempat memuji diri semdiri.

            Meski demikian, jangan takut untuk mengutip pernyataan diri sendiri atau dari oerang lain dalam organisasi anda dalam pers rilis. Jika Anda mengutip perkataan orang lain, Anda perlu menyediakan kontak nama di bagian bawah. Sehingga saat pers rilis telah disebarkan, wartawan yang tertarik dapat menghubungi pihak yang dikehendakinya. Ini merupakan tambahan kecil namun sangat membantu.

            Jangan mencantumkan fkta-fakta dasar yang salah. Jika Anda melakukannya, wartawan yang tahu atau  menemukannya akan menulis bahwa informasi Anda salah atau menyesatkan. Tetapkan ini semua dalam aktivitas PR Anda.

Hindari Kata-kata Klise.

            Anda akan mengaburkan pesan sebenarnya. Jika Anda menulis pernyataan atau kutipan dalam pers rilis, terutama yang kontroversial, dukung dengan komentar yang mendukung atau kutipan dari pemerintah, atau setidaknya nama narasumber tersebut.

Beri Data yang Lengkap.

            Susun kata-kata dan struktur pers rilis Anda sebaikk mungkin. Tambahkan data-data yang lengkap untuklmenguatkan berita yang Anda rilis dalam pers rilis tersebut

TATA LETAK PERS RILIS ANDA

            Melalui praktik yang terus menerus anda akan semakin mahir membuat pers rilis yang baik. Tahap selanjutnya Anda perlu menata letak kalimat dalam pers rilis anda sehingga mengikuti standar umum yang ada. Ini sangat penting, karena wartawan tidak akan mengabaikan berita bagus di dalamnya hanya karena tata letak yang buruk. Karena itu perlu diketahui bagaimana tata letak pers rilis yang baik.

Sejumlah Panduan Dasar.

• Setiap pers rilis harus dicetak atau diketik, kecuali anda menggunakan efek kreatif dan luar biasa.
• Setiap pers rilis harus memiliki headline di paragraf atas. Ini harus ditulis dengan huruf kapital.
• Baris pertama pada paragraf pertama harus dimulai dari kiri dan diberi marjin kiri
• Baris pertama paragraf harus ditulis menjorok kearah kanan. Lima karakter cukup untuk setiap awal paragraf.
• Baris kosong harus diselipkan di antara paragraf.
• Semua teks harus dimulsi dari kiri dan dibuat rata.
• Semua teks ditulis spasi ganda untuk memudahkan pengkoreksian di antara baris dan di marjin halaman. Ini mungkin tidak terlalu penting karena saat ini editing dilakukan di komputer. Karena itu buatlah pers rilis jelas untuk dibaca.
• Karean itu pers rilis tidak boleh terlihat terlalu padat halaman dan marjinnya. Buatlah jarak marjin beberapa inchi di marjin kanan dan kiri. Sati setengah inchi pada marjin bawah.
• Pers rilis harus pendek tapi cukup jelas menerangkan isi informasi. Sedapat mungkin, buatlah pers rilis hanya satu halaman A4 dan maksimal tidak lebih dari tiga lembar kertas. Kertas putih A4 cocok untuk lembar kedua dan tiga, dan anda bisa menggunakan desain atau logo khusus. Tapi ingat, Anda harus tetap mencantumkan alamat dan nomor telepon lengkap. Jika Anda tidak dapat membuat pers rilis satu halaman kertas, cobalah menggunakan satu setengah spasi dan tidak spasi ganda.
• Jika pers rilis lebih dari satu halaman, tulis kata (sambungan) di halaman bawah setiap kertas dan beri nomor halaman.
• Jika rilis lebih dari satu halaman , tulislah catcline (kalimat penjelas bahwa halaman itu berkaitan pada judul rilis) di atas halaman tambahan. Misalnya, jika judul rilis anda “PENGENBANGAN PERMEN KUCING BARU” lalu catcline dapat berupa tulisan KUCING atau PERMEN KUCING.
• Jika rilis memiliki lebih dari satu halaman, saran bijaksana mengatakan bahwa anda tidak boleh memberikan contoh melibihi halaman pertama hingga halaman selanjutnya.
• Setelah paragraf akhir cerita, berikan kontak nama dan nomor telepon di mana wartawan dapat minta informasi lebih lanjut.
• Pada halaman akhir rilis, tulis “ selesai” atau “SELESAI”.
• Di bawah kata “selesai” beri tanggal yang menunjukan kapan rilis itu dikeluarkan

Ian Phillipson, 2002,(ambang Priyonggo) Buku Pintar Public Relations, Image Press, Jogjakarta